MICROSOFT WORD: COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD

 

Si necesitamos enviar una misma carta a diferentes destinatarios y direcciones, la herramienta combinación de correspondencia de Word nos es de mucha ayuda. En las siguientes lecciones aprenderemos como crear cartas y etiquetas postales, basadas en una lista de direcciones ó una lista de contactos de Outlook.

 

Probablemente en alguna ocasión hayamos recibido por correo electrónico ó por el correo tradicional cartas en la que nuestros datos como nuestro nombre, dirección, entre otros aparecen en distintas partes del documento. Este tipo de correspondencia es elaborada utilizando la herramienta llamada COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

 

La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.

 

Para construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar con dos archivos: Primero una LISTA DE DIRECCIONES u Origen de datos, este archivo contiene la información específica de cada destinatario. Aquí se guardan y enlistan los datos que posteriormente se incluirán para cada destinatario dentro del documento maestro.

 

El otro archivo es el DOCUMENTO O CARTA MAESTRA, esta será un documento de Word que contendrá la información que deseamos transmitir a los destinatarios. A este documento se le colocarán los campos de combinación, que son los marcadores donde se ubicará la información específica para cada uno de los destinatarios.

 

 

En el ejemplo anterior podemos observar como los datos de la lista de direcciones o contactos a los que deseamos enviar la carta son insertados en nuestra carta maestra para obtener un documento combinado, para todos los registros del origen de datos. Se puede observar también como estos datos sustituyen los nombres de los campos de combinación colocados en la carta modelo, y como estos son sustituidos en el mismo orden y con el mismo formato con el cual nosotros colocamos los campos de combinación en la carta modelo.

 

Para realizar la combinación de correspondencia Word nos guía paso a paso con el Asistente para combinar correspondencia. Este asistente nos ira indicando cada uno de los pasos que tenemos que dar para llegar al resultado que deseamos.

 

El asistente se muestra en el panel de tareas en la parte derecha de nuestra pantalla. Este panel o asistente está compuesto por tres zona que nos van guiado y ayudando a lograr nuestro objetivo de crear una correspondencia específica para los destinatarios deseados.

 

La primera parte del Panel en los distintos pasos es una parte de selección, donde debemos elegir una de las opciones planteadas para cada caso.

 

La segunda sección es una zona informativa y explicativa. Esta parte es de gran ayuda para entender que es lo que estamos seleccionando en la zona de elección, porque aparecerá una pequeña descripción de lo que se trata la opción seleccionada. Además puede contener links para distintos ajustes que habrá que realizar en los archivos involucrados en la combinación.

 

Finalmente la tercera parte del panel nos permite avanzar o retroceder en el proceso, ya que en forma de links nos permite seguir un paso adelante o volver un paso para corregir una elección o un ajuste realizado en algún paso previo. Es de Notar que esta parte también nos brinda ayuda para saber hacia donde vamos con el siguiente paso y de donde venimos en el paso previo, ya que junto a las indicaciones adelante y atrás nos brinda una referencia del paso al que nos dirigimos.

 

 

PASOS  

Abra el documento en Word y, a continuación, inicie la combinación de correspondencia.

Word 2007 o Word 2010En la ficha correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia paso a paso.

Aparece el panel de tareas Combinar correspondencia en el lado derecho de la pantalla.

Paso 1 de 6: seleccione el tipo de documento

1. En el panel de tareas, Seleccione el tipo de documento, haga clic en directorio.
2. Para continuar, haga clic en siguiente: inicie el documento.

Esto avanza al siguiente paso en el Asistente para combinar correspondencia y le ayuda a configurar el directorio.

Paso 2 de 6: seleccione el documento inicial

1. En Seleccione el documento inicial, aparecen las siguientes opciones:
   
   • Utilizar el documento actual: utilizar el documento actual en la pantalla como documento principal.
   • Empezar a partir de una plantilla: elija una de las plantillas de combinación de correo listos para usar.
   • Inicio de documento existente: abrir un documento existente para utilizar como documento principal de combinación de correspondencia.
   Haga clic en la opción que desee.
2. Para continuar, haga clic en siguiente: seleccione los destinatarios.

Paso 3 de 6: seleccione los destinatarios

Al abrir o crear un origen de datos mediante el Asistente para combinar correspondencia, está indicándole a Word que utilice un conjunto concreto de información variable para su combinación. Utilice uno de los métodos siguientes para adjuntar el documento principal al origen de datos.

Método 1: Si utiliza un origen de datos

Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas Combinar correspondencia , haga clic en utilizar una lista existente en Seleccione los destinatarios.
2. En utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos , seleccione el archivo que contiene la información variable que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Abrir.
   
   Nota: Debido a que existen varias versiones de Microsoft Windows, los siguientes pasos pueden ser diferentes en su equipo. Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para que pueda ordenar y modificar sus datos.
4. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

Método 2: si escribe los nombres y direcciones por primera vez

Para crear un nuevo origen de datos, siga estos pasos:

1. En Seleccione los destinatarios, haga clic en escribir una lista nueva.
2. En escribir una lista nueva, haga clic en crear.

Paso 4 de 6: organizar el directorio

Para configurar el directorio, siga estos pasos:

1. Escriba el texto o Agregar imagen de gráficos que desee que se repita en cada elemento en el directorio. Por ejemplo, incluya etiquetas como:
   Nombre:
   Dirección:
   Número de teléfono:
2. Agregue los campos de datos que corresponden a cada etiqueta, o agregar los campos de datos que se requieren en el directorio.
3. Cuando haya terminado de organizar su directorio, haga clic en siguiente: vista previa de su directorio para obtener una vista previa de los resultados.

Paso 5 de 6: obtener una vista previa de su directorio

Después de obtener una vista previa de su directorio y realizar los cambios necesarios, haga clic en siguiente: Complete la combinación para continuar.

Paso 6 de 6: Complete la combinación

Para combinar el directorio, siga estos pasos:

1. Haga clic en nuevo documento.
2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Combinar en nuevo documento , especifique los registros que desea combinar.
3. Haga clic en Aceptar para combinar los registros.

 

VIDEO TUTORIAL